Sử dụng 06 cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel l Học Excel nâng cao ở đâu tốt?
Có rất nhiều cách để bạn có thể đánh số thứ tự trong Excel. IMIC – Technology sẽ hướng dẫn các bạn các cánh đánh số thứ tự nhanh và phổ biến sau đây:
👉 Cách 1: Gõ 2 số đầu tiên sau đó sử dụng chSức năng auto fill điền các giá trị tiếp theo
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu, và gõ số 2 vào ô tiếp theo
- Bước 2: Chọn bôi đen cả 2 ô và sau đó rê chuột về góc cuối bên phải
- Bước 3: Giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số. Lưu ý sau khi kéo đến vị trí cuối nếu số thứ tự không tăng dần, bạn click vào biểu tượng như hình dưới để kiểm tra xem chức năng “Fill Series” đã được chọn chưa.
Ưu điểm & nhược điểm:
- Ưu điểm: nhanh chóng, đơn giản, dễ dàng trong vài thao tác
- Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự không được tự cập nhật. Việc nhập liệu đối với những con số lớn lên đến hàng trăm hay hàng ngàn khá khó quản lý.
👉 Cách 2: Sử dụng hộp thoại Fill Series để cài đặt stop value
Các bước thực hiện :
- Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu
- Bước 2: Vào Tab Home -> chọn Fill -> Series
- Bước 3: Hộp thoại Fill Series hiện ra: Series in: chọn Columns,Type: Linear, step value (bước nhảy): 1; Stop Value: chọn số bạn muốn kết thúc, Ví dụ: bạn muốn nhập số thứ tự từ 1 đến 100, thì bạn điền Stop value là 100 =>OK và xem kết quả.
Ưu điểm & nhược điểm:
- Ưu điểm: không cần kéo thủ công bằng tay, rất hữu ích khi cần đánh nhiều số thứ tự.
- Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự không được tự cập nhật.
👉 Cách 3: Sử dụng hàm Row()
Row([tham số]) là hàm trả về chỉ số hàng của tham số đưa vào, nếu bạn không truyền tham số vào được hiểu là sẽ trả về chỉ số hàng của ô đang đặt công thức.
Các bước thực hiện :
- Bước 1: Nhập hàm =ROW()-1 tai ô bắt đầu (-1 vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 nên sẽ dùng ROW()-1, nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ dùng ROW()-2…)
- Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.
Ưu điểm & nhược điểm:
- Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự được tự động cập nhật. Công thức hàm tương đối đơn giản nên có thể nhớ được. Ưu tiên sử dụng cách này.
- Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay.
👉 Cách 4: Sử dụng hàm SubTotal với tham số functionNum là 3
Các bước thực hiện :
- Bước 1: Nhập hàm =SUBTOTAL(3, $Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU: Ô BẮT ĐẦUNHẬP DỮ LIỆU). Ví dụ: = =SUBTOTAL(3,$C$3:C3)
Nếu muốn loại trừ hàng trống không đánh số thứ tự thì thay đổi công thức là: =IF(C3="","",SUBTOTAL(3,$C$3:C3)).
- Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.
Ưu điểm & nhược điểm:
- Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì số thứ tự được tự cập nhật
- Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay. Việc nhớ công thức hàm cũng khá phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu hơn các cách trên.
👉 Cách 5: Sử dụng công thức +1
Các bước thực hiện :
- Bước 1: Nhập số 1 vào ô số thứ tự đầu tiên, tại ô tiếp theo nhập công thức =địa chỉ ô trên + 1. Ví dụ: = E3+1
- Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải ô vừa đặt công thức và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.
Ưu điểm & nhược điểm:
- Ưu điểm: Khi thay đổi điểm bắt đầu của số thứ tự thì các số sau được cập nhật.
- Nhược điểm: khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay. Khi xóa hàng thì số thứ tự của các số phía sau bị lỗi.
👉 Cách 6: Sử dụng hàm Sequence (chỉ áp dụng với Excel 365)
Cách thực hiện tại ô đầu tiên đánh số thứ tự đặt công thức: =SEQUENCE(Số hàng cần đánh số) rồi nhấn Enter.
Ưu điểm & nhược điểm:
- Ưu điểm: thực hiện nhanh chóng.
- Nhược điểm: hiện nay chỉ áp dụng được với Excel 365.
👉 Để có thể sẵn sàng thực hành bài tập này, các bạn vui lòng tải tài nguyên về tại đường dẫn: https://imic.edu.vn/ky-nang-Excel/bai-hoc-05.xlsx