Công cụ conditional formatting định dạng dữ liệu |Học Excel nâng cao ở đâu tốt?
Tính năng Conditional Formatting cho phép bạn định dạng một dãy các giá trị để các giá trị đó bên ngoài các giới hạn nhất định, sẽ được tự động định dạng.
Chọn Home Tab -> tại Style group -> Conditional Formatting dropdown.
Các tùy chọn định dạng có điều kiện đa dạng trong Excel:
✅ Highlight Cells Rules: mở ra một menu kéo dài với những tùy chọn khác nhau để xác định các quy tắc định dạng để làm nổi các ô có chứa các giá trị nhất định, văn bản hoặc ngày hoặc có giá trị lớn hơn hay nhỏ hơn một giá trị cụ thể.
Ví dụ: muốn tìm một ô với số 0 và đánh dấu chúng thành màu đỏ. Chọn Range of cell -> Home Tab -> Conditional Formatting DropDown -> Highlight Cell Rules -> Equal To Highlighting Cells. Sau khi nhấn OK, ô có giá trị 0 sẽ được đánh dấu màu đỏ.
✅ Top/Bottom Rules: Nó mở một trình đơn kéo dài với những lựa chọn khác nhau để xác định các quy tắc định dạng mà làm nổi bật các giá trị trên và dưới, phần trăm, và ở trên và dưới các giá trị trung bình trong lựa chọn ô.
Ví dụ: Giả sử bạn muốn làm nổi ở trên 10% hàng, bạn có thể làm điều này với quy tắc Top/Bottom.
✅ Data Bars: Nó mở một bảng màu với các thanh dữ liệu màu sắc khác nhau mà bạn có thể áp dụng tới các ô chọn để chỉ giá trị tương đối với nhau bằng cách nhấn vào hình thu nhỏ thanh dữ liệu. Với tùy chọn này, thanh dữ liệu định dạng có điều kiện sẽ xuất hiện trong mỗi ô.
✅ Color Scales: Nó mở ra một bảng với ba và hai màu scale khác nhau mà bạn có thể áp dụng với các ô chọn để chỉ giá trị tương đối với nhau bằng cách nhấn vào hình thu nhỏ màu.
✅ Icon Sets: Nó mở một hộp với các thiết lập biểu tượng khác nhau mà bạn có thể áp dụng tới các ô đã chọn để chỉ rõ giá tương đối với nhau bằng cách nhấn vào thiết lập biểu tượng.
✅ New Rule: Nó mở một hộp thoại New Formatting Rule, từ đó bạn có thể quy định một quy tắc định dạng có điều kiện cho các ô chọn.
✅ Clear Rules: Nó mở một hộp thoại mới, từ đó bạn có thể di chuyển các quy tắc định dạng có điều kiện cho ô chọn bằng cách nhấn vào tùy chọn Selected Cells, cho toàn bộ sheet bằng cách nhấn vào tùy chọn Entire Sheet, hoặc cho một bảng dữ liệu hiện tại bằng cách nhấn vào tùy chọn This Table.
✅ Manage Rules: Nó mở một hộp thoại Conditional Formatting Rules Manage, từ đó bạn chỉnh sửa và xóa các quy tắc cụ thể cũng như chỉnh sửa sự ưu tiên của các quy tắc bằng cách di chuyển chúng lên hay xuống trong hộp danh sách quy tắc.
Như vậy, khi định dạng có điều kiện bạn phải trả lời 2 câu hỏi:
1. Những giá trị đáp ứng điều kiện như thế nào thì bạn cần định dạng?
2. Loại định dạng bạn muốn khi điều kiện ở câu 1 đáp ứng là gì?
Trả lời câu hỏi 1 sẽ giúp bạn tìm ra nguyên tắc định dạng, các nguyên tắc định dạng bạn có thể chọn sẵn trong các mục Conditional Formatting DropDown như đã nói ở trên hoặc bạn có thể tự đi thiết lập công thức trong mục “Use a formula to determine which cells to format” (Bạn sẽ thiết lập công thức sao cho kết quả của công thức trả về True or False, nếu những ô nào có giá trị True thì sẽ được định dạng):
Để có thể sẵn sàng thực hành bài tập này, các bạn vui lòng tải tài nguyên về tại đường dẫn: https://imic.edu.vn/ky-nang-Excel/bai-thuc-hanh-8.xlsx