8 mẹo và thủ thuật Excel hàng đầu giúp bạn tiết kiệm thời gian
Mục tiêu của Excel không chỉ đơn giản là dạy bạn cách hoàn thành công việc mà còn là cách hoàn thành công việc nhanh hơn! Xét cho cùng, tận dụng tối đa Excel là học cách sử dụng nó một cách hiệu quả. Cho dù bạn sử dụng phần mềm để lập ngân sách cá nhân hay phân tích dữ liệu quy mô lớn, các mẹo và thủ thuật Excel này sẽ giúp bạn tiết kiệm được vài giây, phút hoặc thậm chí hàng giờ để hoàn thành dự án tiếp theo của mình.
--- Mục lục ---
1. Đầu tư thời gian vào việc học (một số) phím tắt.
2. Siêu liên kết đến các tab, ô hoặc trang tính khác để dễ dàng tìm thấy dữ liệu.
3. Sử dụng hàm SUBTOTAL thay vì SUM.
4. Lưu trữ dữ liệu của bạn trong bảng thay vì phạm vi.
5. Sử dụng PivotTable để phân tích dữ liệu nhanh chóng.
6. Tận dụng tính năng Tự động điền và FlashFill.
7. Sử dụng định dạng có điều kiện để tránh nhập thông tin định dạng theo cách thủ công.
8. Tìm hiểu các mẹo & thủ thuật Excel nhỏ hàng ngày giúp bạn tiết kiệm thao tác cuộn và nhấn phím.
1. Đầu tư thời gian vào việc học (một số) phím tắt.
Có rất nhiều phím tắt có sẵn trong Excel nên việc thử và tìm hiểu tất cả chúng là quá sức. Tuy nhiên, chắc chắn bạn nên hiểu rõ về một số thứ mà bạn sẽ sử dụng hàng ngày!
Thêm một vài giây để di chuyển bàn tay của bạn với con chuột có vẻ không nhiều, nhưng số giây đó sẽ cộng lại. Bàn tay của bạn có thể đặt trên bàn phím càng nhiều thì bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian.
Và nếu không có phím tắt tích hợp cho các lệnh yêu thích của bạn? Bạn có thể tạo chúng bằng Thanh công cụ truy cập nhanh!
2. Siêu liên kết đến các tab, ô hoặc trang tính khác để dễ dàng tìm thấy dữ liệu.
Nếu sổ làm việc của bạn chứa nhiều trang tính có dữ liệu được tham chiếu chéo, thì việc xây dựng siêu kết nối trực tiếp sẽ cho phép bạn dẫn hướng đến chúng một cách nhanh chóng. Nó hiệu quả hơn rất nhiều so với việc phải tìm kiếm trong các trang tính khác nhau (đặc biệt là khi bạn có nhiều trang tính)!
Liên kết đến dữ liệu cụ thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ sổ làm việc và muốn những người khác cũng có thể tìm thấy dữ liệu một cách nhanh chóng.
Nhược điểm duy nhất là các siêu liên kết có thể bị hỏng nếu tên của trang tính được cập nhật. May mắn thay, bạn có thể ngăn chặn vấn đề đó bằng cách sử dụng các tên đã xác định.
3. Sử dụng hàm SUBTOTAL thay vì SUM.
SUM có lẽ là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel, nhưng trong nhiều trường hợp, bạn thực sự có thể sử dụng SUBTOTAL để tăng cả độ chính xác và hiệu quả của mục nhập dữ liệu của mình!
Đó là vì hàm SUBTOTAL loại trừ các hàm SUBTOTAL khác trong phạm vi. Nó có thể được sử dụng nhiều lần trong cùng một cột – và sau đó một lần nữa ở cuối cột – để tính tổng cộng.
Ngoài việc chỉ cộng các số trong một phạm vi, SUBTOTAL còn có thể cung cấp cho bạn tổng trung bình, tối đa và tối thiểu cho phạm vi đó. Đây là một trong những mẹo và thủ thuật Excel tiết kiệm thời gian tốt nhất hiện có!
4. Lưu trữ dữ liệu của bạn trong bảng thay vì phạm vi.
Tính năng bảng đã được đưa vào Excel vào năm 2007. Giống như hàm SUBTOTAL, nó vẫn là một trong những cách tốt nhất để tăng hiệu quả và đồng thời giảm lỗi.
Về cơ bản, hàm table cho phép chúng ta biến một phạm vi thông thường thành một bảng. Sau khi dữ liệu đã được lưu trong bảng, chúng ta có thể sử dụng tên của bảng trong công thức của mình. Các điểm dữ liệu bổ sung được tự động đưa vào công thức của chúng tôi vì các bảng tự động mở rộng để bao gồm các hàng mới. Tính năng tự động mở rộng này là thứ hỗ trợ việc tạo sổ làm việc chính xác hơn.
Mẹo Đại học Excel này đã được đề cập trong bài báo trên Tạp chí Kế toán của chúng tôi. Xem bài viết để tìm hiểu thêm!
5. Sử dụng PivotTable để phân tích dữ liệu nhanh chóng.
Sử dụng tính năng PivotTable cho phép bạn dễ dàng đánh giá và tóm tắt dữ liệu sau khi dữ liệu được nhập vào bảng. Thay vì phải phân tích bảng tính theo cách thủ công, PivotTable đặt tất cả dữ liệu tóm tắt của bạn ngay trước mặt bạn.
Làm việc với PivotTable thậm chí có thể dễ dàng hơn làm việc với các công thức phức tạp. Họ cũng có thể tóm tắt vô số dữ liệu khó đọc bằng Biểu đồ Pivot đi kèm và làm cho các xu hướng trở nên rõ ràng hơn. Ví dụ: nếu bạn muốn theo dõi số dư ngân hàng hàng ngày của mình để có thể xem thói quen chi tiêu, thì PivotTable sẽ hỗ trợ bạn!
6. Tận dụng tính năng Tự động điền và FlashFill.
Khi nói đến việc nhập dữ liệu, chắc chắn bạn sẽ gặp phải trường hợp việc điền các ô theo cách thủ công quá tẻ nhạt và tốn thời gian. Ví dụ: nếu bạn muốn nhập một chuỗi ngày hoặc số, việc này có thể mất nhiều thời gian nếu bạn đang làm việc với một bảng tính lớn. Đó là lúc Tự động điền phát huy tác dụng! Để sử dụng tính năng Tự động điền, chỉ cần di chuột qua dấu cộng ở dưới cùng bên phải của ô và kéo dấu cộng đó qua các ô bạn muốn điền. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bất kỳ ai làm việc với dãy số, ngày, giờ, danh sách, v.v.
Nếu bạn muốn tiết kiệm nhiều thời gian hơn nữa, hãy xem Flash Fill, công cụ này chỉ phức tạp hơn một chút để tìm hiểu nhưng mạnh mẽ hơn nhiều so với Tự động điền. Về cơ bản, nó sẽ phát hiện một mẫu và điền vào mẫu đó. Điều này có thể thay thế các công thức phức tạp. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Flash Fill để dễ dàng tách một cột tên đầy đủ thành các cột họ và tên riêng biệt. Hoặc kết hợp nhiều cột thành một cột duy nhất. Bạn cung cấp cho Excel giá trị mẫu đầu tiên, sau đó Excel sẽ cố gắng phát hiện mẫu và điền mẫu đó xuống.
7. Sử dụng định dạng có điều kiện để tránh nhập thông tin định dạng theo cách thủ công.
Giả sử bạn có các hàng dữ liệu theo dõi xem ai đó đã thanh toán hay chưa. Cột cuối cùng ghi “Có” nếu họ có và “Không” nếu họ không có.
Điều đó rất dễ đọc khi bạn chỉ có một vài hàng. Nhưng khi bạn có hàng trăm hàng và bạn cần nhanh chóng tìm ra ai đã thanh toán? Định dạng có điều kiện giúp tiết kiệm thời gian!
Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể nhanh chóng định dạng các hàng “Có” hoặc “Không” đó để trông chính xác theo cách bạn muốn. Nếu bạn định tiếp tục thêm dữ liệu, định dạng có điều kiện này có thể được áp dụng cho toàn bộ cột hoặc hàng thay vì chỉ đơn giản là một khối ô. Bằng cách đó, dữ liệu sẽ được định dạng tự động khi bạn nhập nó trong tương lai!
8. Tìm hiểu các mẹo & thủ thuật Excel nhỏ hàng ngày giúp bạn tiết kiệm thao tác cuộn và nhấn phím.
Có rất nhiều cách để tiết kiệm thời gian trong Excel chỉ bằng cách thực hiện một số điều chỉnh đơn giản cho quy trình làm việc của bạn. Khi bạn có thói quen sử dụng chúng, việc tạo bảng tính của bạn sẽ trở nên nhanh hơn và dễ dàng hơn.
Đó là một vài sở thích của chúng ta!
Cố định hàng và cột khi cuộn. Thay vì phải liên tục cuộn lên hoặc sử dụng Ctrl + F để tìm thông tin cần tham khảo, hãy cố định các hàng hoặc cột của bạn để chúng ở trạng thái tĩnh khi bạn so sánh chúng với các hàng hoặc cột khác.
Sử dụng biểu đồ để nhanh chóng hiển thị dữ liệu. Việc tạo biểu đồ thường chỉ mất vài cú nhấp chuột và đó là một cách tuyệt vời để tóm tắt trực quan tất cả dữ liệu của bạn.
Đừng lo lắng về việc gõ các chức năng bằng chữ hoa. Mặc dù luôn được hiển thị bằng chữ hoa, nhưng thực tế bạn không cần phải nhập chúng theo cách đó. Ngoài ra, bạn không cần phải thêm dấu ngoặc đơn cuối cùng! Excel tự động làm cả hai việc đó cho bạn.
Thêm các chức năng thường dùng vào Quick Access Toolbar. Không còn phải ghi nhớ các chức năng quan trọng nhất của bạn hoặc cố gắng tìm kiếm chúng trong các menu nơi chúng có thể bị chôn vùi. Đây là một mẹo Excel siêu đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian!
Khi mới bắt đầu sử dụng Excel, bạn có thể gặp phải tình huống có quá nhiều công việc và quá ít thời gian. Điều đó trái ngược với những gì Excel nói về! Thay vào đó, chúng tôi muốn phần mềm làm những phần khó khăn cho chúng tôi (và tự động hóa chúng càng nhiều càng tốt).
Sẽ luôn có điều gì đó mới mẻ để tìm hiểu, nhưng những mẹo & thủ thuật Excel này sẽ giúp bạn bắt đầu tạo bảng tính nhanh, hiệu quả – mà không làm giảm bất kỳ độ chính xác nào.
Bạn có mẹo tiết kiệm thời gian nào khác mà chúng tôi chưa đề cập đến không? Hãy cho chúng tôi biết chúng là gì bằng cách gửi bình luận bên dưới nha !